Foire aux questions

Découvrez un rapide aperçu d'e.contrôle à travers ces courtes vidéos:

• Pour toutes les équipes de contrôle et les organismes interrogés:

1. "Je me connecte"

• Pour les équipes de contrôle

1. "Je crée un espace de dépôt"
2. "J'ajoute un membre de mon équipe de contrôle à un espace de dépôt"
3. "Je crée un questionnaire"
4. "Je modifie puis publie un questionnaire"
5. "Je partage ou obtiens les droits de modifications"
6. "J'ajoute un accès à un agent d'un organisme interrogé"
7. "Je consulte les réponses déposées"
8. "J'explore les réponses dans mon explorateur de fichiers windows"

• Pour les agents des organismes interrogés

1. "Je dépose des documents de réponse à une question"

Il se peut que vous n'ayez pas d'éléments de réponse ou de pièces justificatives à apporter à une question. Dans ce cas, nous vous recommandons :

1. De créer un document, par exemple un fichier Word, où vous expliquerez brièvement que vous n'avez pas d'élément de réponse.
2. Ensuite, vous pourrez déposer ce fichier Word ou une version PDF sous la question concernée.

Cette information est importante pour les équipes de contrôle. Elle évitera les malentendus et le risque que la même question vous soit reposée dans un prochain questionnaire.

Oui, pour la même question.

“e.contrôle” permet de déposer plusieurs fichiers à la fois : textes (word ou openoffice), tableaux (xls, xlsx, calc…), des “pdf”, des bases de données et des fichiers compressés ou zippés.

En revanche, il n'est pas possible de déposer plusieurs réponses à plusieurs questions en même temps. Par exemple, toutes les questions d'un thème en un seul dépot.

Non. Il n'est pas possible de déposer un ou plusieurs dossiers.

En revanche, vous pouvez déposer un fichier compressé ou zippé.

Pour savoir comment compresser ou zipper un dossier, cliquez sur ce lien.

Oui, vous pouvez transférer dans la corbeille les documents déposés par erreur.

Les documents de la corbeille restent accessibles et ne peuvent pas être supprimés définitivement.

Oui mais dans la limite d'une taille maximale de 256 Mo.

Si votre fichier est d'un volume supérieur vous pouvez :

• le compresser ou le zipper ;
• le diviser en plusieurs fichiers ;
• contacter l'équipe de contrôle pour trouver un autre canal de partage de document pour ce cas précis.

Tant que le questionnaire est en brouillon, vous avez la possibilité de modifier l'ordre des questions et des thèmes (ou parties). La numérotation sera modifiée automatiquement.

Il n'est pas possible de créer des sous-thèmes ou des sous-parties dans un questionnaire.

Sur e.contrôle, il existe seulement trois niveaux de granularité :

1. Nom du questionnaire
2. Thèmes (ou parties) du questionnaire
3. Questions de chaque thème.

Les équipes prévoyant la granularité suivante ne peuvent pas le faire sur e.contrôle :

1. Nom du questionnaire
2. Thèmes (ou parties) du questionnaire
3. Sous-thèmes (ou sous-partie) de chaque thème
4. Les questions de chaque thème.

Certaines équipes de contrôle ayant prévu initialement un questionnaire comportant des sous-thèmes ont privilégié la création de plusieurs questionnaires. Ainsi le nom de leur questionnaire n°1 correspond au nom de leur thème 1 initial.

Vous avez une idée pour améliorer e.contrôle, vous pensez qu’une option manque ou bien vous souhaitez nous donner votre avis : contactez-nous directement ou sur GitHub.

Un de nos buts est de toujours augmenter l'efficacité de cette solution pour nos utilisateurs. Toutes les propositions d'amélioration sont les bienvenues. Elles sont étudiées et arbitrées au regard de leur impact direct pour les utilisateurs « contrôleurs », comme « contrôlés » : gain de temps, réduction des délais de procédures, facilité de compréhension...

En tant que contrôleur, e.contrôle vous permet de créer autant d'espace de dépôt que vous le souhaitez.

Chaque espace de dépôt correspondra à un organisme interrogé différent.

Chaque espace de dépôt est étanche et sécurisé. Concrètement, l'organisme X ne pourra voir que les questions et les réponses de l'espace de dépôt X tandis que l'organisme Y ne pourra voir que les questions et les réponses de l'espace de dépôt Y.

Vous pouvez donc créer autant d'espace de dépôt que necessaire pour chaque contrôle.

Exemple :

Pour le contrôle de "LYAN", vous pourrez créer un espace de dépôt pour "l'agence de LYAN" et un second pour le "Ministère de tutelle". L'équipe de contrôle pourra voir ces deux espaces. En revanche les agents de l'agence de LYAN et les agents du "Ministère de tutelle" ne verront chacun, que leur propre espace de dépôt.

Il est possible de dupliquer un espace de contrôle à partir du pavé relatif à l'organisme interrogé à droite du bouton modifier : vous dupliquerez alors le questionnaire sélectionné et le nom des membres de l'équipe de contrôle

Il n'est pas possible de créer des questions sans thèmes de rattachement.

Les équipes de contrôle ayant besoin de réaliser un questionnaire composé uniquement de questions sans thèmes devront créer un premier thème pouvant s'intituler "Liste des questions" ou "Questions".

Les juridictions financières disposent du logiciel Correspondance JF. Il permet notamment la réception et/ou l'envoi de fichiers très volumineux.

Retrouvez toutes les informations concernant Correspondance JF sur SESAM.

Pour imprimer un questionnaire :

1. Il vous suffit de vous rendre dans le questionnaire concerné puis de cliquer sur le bouton "exporter le questionnaire". Ce bouton est situé en haut à droite du questionnaire.
2. Il vous sera proposé d'ouvrir ce questionnaire au format word.
3. Vous disposerez alors d'une version word du questionnaire que vous pourrez imprimer depuis votre logiciel de traitement de texte habituel.

Tous les utilisateurs utilisent le même lien pour se connecter : https://e-controle.ccomptes.fr/

En outre, chaque utilisateur ne verra que les espaces de dépôts le concernant grâce aux droits affectés à son email professionnel.

Vous avez la possibilité de le faire sur la page d'accueil de votre espace.

Il est recommandé auparavant, de supprimer l'accès à l'espace aux membres de l'organisme contrôlé

La corbeille stocke les fichiers déposés par erreur par l'organisme interrogé. Seul l'organisme interrogé peut transférer un fichier déposé dans un questionnaire vers sa corbeille. Les fichiers de la corbeille restent visibles par les contrôleurs et l'organisme interrogé. Enfin la corbeille ne peut pas être vidée durant l'instruction.

Car chaque utilisateur est automatiquement déconnecté de sa session sur e.contrôle après plusieurs heures d’inactivité.

Cette caractéristique technique a été prise afin de garantir la sécurité des documents échangés.

Cet anomalie ne provient pas de l'application e.contrôle et ne concerne donc pas tous les utilisateurs.

Elle provient du paramêtrage de votre navigateur internet (Microsoft Edge, Chrome, Firefox, Internet Explorer...) qui efface toujours les données de navigations à chaque fois que vous fermez votre navigateur.

Pour résoudre ce problème, nous vous recommandons de contacter votre service informatique ou de consulter les tutoriels disponibles sur internet en précisant : "je souhaite désactiver la suppression automatique des données de navigation".

Si votre ordinateur est équipé de windows 10, vous pouvez définir un navigateur internet par défaut.

Le lien de connexion e.contrôle que vous recevez par email pourra s'ouvrir dans votre navigateur internet favori (Edge, Chrome, Firefox...).

La procédure est disponible ici.

Si votre organisation dispose d'une connexion internet faible ou saturée, vous pouvez rencontrez des difficultés pour déposer des fichiers sur e.contrôle.

Si le délai de téléversement d’un ou plusieurs fichiers dépasse les 3 minutes, le dépot est bloqué.

Voici les solutions à explorer :

- Contactez votre service informatique ;

- vérifiez votre vitesse de connexion (vitesse d'envoi) sur internet grâce aux tests de débit en ligne ;

- utilisez une autre connexion plus performante (exemple : partage de connexion 4G depuis un téléphone portable) ;

- "divisez" le fichier à déposer puis téléverser les documents, de taille réduite, en plusieurs fois ;

- choisissez un autre mode de transfert (autre plateforme, par clé USB…).

Windows limite l'ouverture des documents de plus de 50Mo lorsqu'ils sont déposés dans des serveurs web. Cette contrainte est indépendante de la solution e.contrôle.

Par conséquent, les membres d'une équipe de contrôle ne pourront pas ouvrir un fichier de plus de 50Mo depuis un dossier windows e.contrôle.

Néanmoins, les équipes de contrôle pourront ouvrir, et donc lire, ces fichiers de plus de 50Mo depuis le site internet e.contrôle. Tous les documents déposés sous chaque question pourront être ouverts et lus.

Il est possible d'exporter, pour chaque questionnaire publié un fichier Excel retraçant les documents déposés pour chaque question

Il est maintenant possible de dupliquer un questionnaire déjà publié dans un autre espace de contrôle ou le même espace pour un questionnaire de suite par exemple. Le questionnaire dupliqué sera lui en brouillon pour vous permettre de le personnaliser et le modifier à la marge.